Office Manager in Utrecht

Beschrijving

Office Manager | 24 uur| Utrecht

Wij zijn per direct op zoek naar een leuke Office Manager voor ons kantoor in Utrecht Papendorp. Het betreft een functie voor in eerste instantie 24 uur per week tot het einde van het jaar. Vanaf 2020 bieden wij de mogelijkheid van een vast contract van 40 uur per week. 

Incentro is een dynamische organisatie. Onze vestiging (Digital Transformation) focust (kort samengevat) op het optimaliseren van digitale bedrijfsprocessen, zodat de bedrijven het beste uit zichzelf en uit hun werknemers kunnen halen. Wij zijn een kleine groep fanatiekelingen met verschillende persoonlijkheden en expertises die met veel plezier ons vak uitoefenen. Dit maakt werken bij Incentro afwisselend, uitdagend en gewoon heel erg leuk. Ambitie, geluk en expertise voor ons essentieel. Klinkt goed, maar wat doet de office manager?

Passie en ervaring van een Office Manager
Werk je bij Incentro, dan betekent het dat je passie hebt: het juiste vuur in je donder om met plezier en ambitie je werk te doen.

• Jij bent het eerste aanspreekpunt van de vestiging, die zorgt voor een glimlach bij de Incentronauten en onze gasten;
• Je zorgt ervoor dat de (financiële) administratie goed op orde is;
• Je bent verantwoordelijk voor diverse HR taken (leasecontracten, algemene HR vraagstukken, personeelsadministratie, declaraties, plannen van reviews, uren controleren);
• Je bent facilitair verantwoordelijk, zorgt voor inkopen (bijvoorbeeld van Incentro merchandise, borrels en snacks), onderhoud contacten met leveranciers en zorgt ervoor dat het kantoor representatief is en alles naar behoren functioneert;
• Je werkt samen met het management. Denk hierbij aan het inplannen van afspraken, organiseren van teambuildings en relatie events;
• Je zorgt dat iedereen netjes zijn/haar salaris ontvangt elke maand;
• Je bewaakt onze cultuur die geënt is op geluk;
• Je voegt waarde toe op elk gebied wat nog niet genoemd is maar waar je wel gelukkig van wordt.

Hoe jouw dag eruit kan zien?
Wat ga ik eerst doen? Natuurlijk starten met een heerlijke kop koffie en bijpraten met collega’s. Even de administratie, de post en e-mail verwerken. Daarna een toffe locatie regelen voor het aankomende event en ik moet nog een aanbieding opstellen voor een nieuwe Incentronaut. Niet vergeten boodschappen te bestellen voor de lunch. Hey, weer een telefoontje. “Goedemorgen Incentro, ....”. Even nadenken over leuke recruitment gadgets. Niet vergeten originele kado’s te regelen voor de verjaardagen van collega’s. Oh, de maandcijfers zijn binnen, ik maak gelijk de maandupdate af.  Nog even bijpraten met een collega die op zoek is naar koud bier en chips. Het is al borreltijd, morgen weer een dag!

Wat wij verwachten van jou? 

• Het is belangrijk dat je jezelf herkent in de volgende zaken:
• Snel en goed in schakelen tussen werkzaamheden;
• Empathisch en communicatief sterk;
• Stressbestendig en proactief;
• Creatief en enthousiast, met een flinke dosis humor.
• Beschikbaarheid vanaf heden tot 31 december 2019 voor 24 uur per week en interesse in een vast dienstverband van 40 uur na die tijd.
• Een relevante opleiding als office manager of een aantal jaren werkervaring in een soortgelijke functie.
• Een open en gastvrije houding, jij straalt en weet een leuke sfeer neer te zetten op de vestiging;
• Iemand die proactief waarde toevoegt waar mogelijk.

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Utrecht