Portefeuillesecretaris in Utrecht

Beschrijving

We zijn op zoek naar secretarissen die als ‘spin in het web’ zullen worden ingezet ter ondersteuning van de IV-portefeuillehouders, waarbij IV staat voor Informatievoorziening. Er zijn vier portefeuilles: Civiel & Bestuur, Straf, Familie & Toezicht, en Bedrijfsvoering. Voor de portefeuilles Familie & Toezicht en voor de portefeuille Civiel / Bestuur werven we 2 secretarissen.

Als portefeuillesecretaris ondersteun je primair een portefeuillehouder bij zijn bestuurlijke rol en klant en keten relatie management en ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de inrichting, uitvoering en bewaking van de lopende onderwerpen in de portefeuille. Je zorgt voor een belangrijke verbinding tussen enerzijds het operationele IV team (intern) en anderzijds de klant en de keten (op operationeel, tactisch en bestuurlijk niveau) zoals landelijke overleggen en de gerechten/ketenpartners; je bent hierbij veelal ook contactpersoon. Je ondersteunt de portefeuillehouder met het tijdig opzetten en indienen van de visies, jaarplannen, planningen, rapportages, het aansturen op goede voortgang en afstemming met diverse bestuurlijke gremia.

• Je bent secretaris voor onder andere de portefeuillegroep, portfolio-overleg en het IV team:
  • Je zorgt voor de voorbereidingen van de vergaderingen door het verzamelen en tijdig aanleveren van de agendapunten en vergaderstukken en het bewaken van de kwaliteit van aangeleverde stukken.
  • Je schrijft (al dan niet samen met teamgenoten, bestuurlijke en strategische) annotaties voor de te behandelen onderwerpen.
  • Je neemt deel aan de vergadering, werkt de actie- en besluitenlijst bij en geeft desgevraagd een toelichting aan de aanwezigen en zorgt voor nauwkeurige archivering van besproken onderwerpen en (concept) documenten.
  • Je zet besluiten en afspraken uit de vergaderingen, zorg waar nodig voor verslaglegging, uit bij anderen en bewaakt de voortgang en afhandeling van de uitgezette acties.
     
• Je ondersteunt de portefeuillehouder:
  • Bij het besluitvormingsproces (governance) in samenwerking met andere secretarissen van andere IV overleggen en gremia.
  • Bij afstemming met gerechten, ketenbelanghebbenden en werkgroepen.
  • Bij de monitoring, beheer en onderhoud van de portefeuilleplanning en het proces van het opleveren van plannen, adviezen, rapportages en/of beslisdocumenten die voortkomen uit de planning.
  • Door het (proactief) signaleren van knelpunten en het initiëren en implementeren van verbeteringen in overleg met de portefeuillehouder. Je ziet hierbij de multidisciplinaire dwarsverbanden en stuurt aan op de samenhang met andere portefeuilles.
  • Door het zelfstandig uitzetten van acties naar het IV team namens de portefeuillehouder.
  • Bij de communicatie en standaardisering en beheer van de informatievoorziening (dossiervorming en bijhouden teamsites).
  • Bij het (zelfstandig) opstellen van (bestuurlijk en strategische) memo’s en adviezen met betrekking tot uiteenlopende onderwerpen zoals over het besluitvormingsproces.

IVO Rechtspraak is de eigen IV organisatie van de Rechtspraak, die zorgt voor de ontwikkeling, het beheer, onderhoud en support van alle netwerken en applicaties van de Rechtspraak. Het gaat om bijna 12.000 werkplekken en ruim 200 applicaties. Goede digitale informatievoorziening staat hoog op de agenda bij de bestuurders van de Rechtspraak.

Een IV team is een multidisciplinair team met medewerkers afkomstig uit verschillende afdelingen. Naast de secretaris en portefeuillehouder bestaat het IV team oa ook uit een dienstenmanager, informatiemanager(s), implementatiemanager(s), product owner(s), business analisten, een architect en adviseurs functioneel beheer. Ook heb je regelmatig contact met andere secretarissen voor overkoepelende werkzaamheden en met communicatiemedewerkers, controller, security medewerkers, etc. voor je regisserende werkzaamheden.

Formeel (hiërarchisch) ben je gepositioneerd binnen de afdeling IV-Bestuursbureau, waarvoor je enkele overkoepelende werkzaamheden verricht (heisessies, e.d.). De afdeling ondersteunt primair de IV besturing binnen de Rechtspraak. Kerntaken van het team zijn het (directie en portefeuille) secretariaat (secretaresses en secretarissen), beleid, omgevingsmanagement en communicatie. De organisatie is volop in ontwikkeling, waarbij deze functie nog vrij nieuw is. Deze functie zal dan ook mede met jouw hulp verder vormgegeven worden.

Zowel de IV teams als het team IV-Bestuursbureau bestaan uit enthousiaste en bevlogen medewerkers waar de lijnen kort zijn. Je werkveld – zowel intern de Rechtspraak als extern de ketens – is daarentegen dynamisch, politiek gevoelig en bestuurlijk complex (governance). Als jij denkt dat je goed in deze setting past, de complexiteit aan kunt, en onderstaande kennis en vaardigheden meebrengt, dan willen wij graag met jou in gesprek.

Een functie vol mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Onze arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend geregeld volgens het ARAR, het algemeen Rijksambtenarenreglement (vanaf 1 januari 2020 ):

• Een salaris in schaal 11 of 12, afhankelijk van relevante werkervaring (maximaal € 5559 op basis van 36 uur)
• Verlof van 144 + 21,6 wettelijke resp. bovenwettelijke vakantie-uren bij een werkweek van 36 uur
• Vakantiegeld 8% en eindejaarsuitkering 8,3%: per 1 januari 2020 het
• Pensioenopbouw volgens het ABP
• Goede regelingen voor ouderschapsverlof, studiefaciliteiten en vergoeding woon-werkverkeer
• Ook heb je een aantal individuele keuzemogelijkheden bij het samenstellen van je arbeidsvoorwaardenpakket

Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en ervaring met

het opstellen van beleidsnotities, memo’s en stukken. Je bent proactief, benaderbaar en toegewijd. Je kan goed processen managen, waarbij er zowel lange termijnen als korte termijnen (agile/kort cyclisch) kunnen lopen.

Om deze functie op goed niveau te kunnen uitoefenen, heb je ook nog:

• WO werk- en denkniveau
• Juridisch inzicht en de daarbij horende administratieve werkprocessen en bij voorkeur ook inzicht in de  Rechtspraak als organisatie
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Relevante werkervaring in bestuurlijk en strategisch ondersteunende werkzaamheden
• Affiniteit met IV / ICT / digitalisering en verandermanagement
• Een goed vermogen om te luisteren, maar ook om knopen door te hakken. Je hebt tevens een dienstverlenende houding
• Vaardigheid in het ontwikkelen en uitwerken van overzichten, rapportages, notities en verslagen op basis van informatieverzameling en –verwerking
• Ervaring of affiniteit met projectmatig en agile werken

Extra informatie

Status

Inactief

Plaats

Utrecht