Virtual Assistent in Amsterdam

Voor Deloitte Rotterdam zijn wij op zoek naar een Virtual Assistant/Executive Assistant voor 40 uur per week. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte wordt geleverd door een groep Executive Assistants (EA) en door de Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead, die verantwoording aflegt aan de Manager Support.

Organiseren kun jij als de beste en plannen is je tweede natuur. Jij zorgt ervoor dat jouw opdrachtgevers maximaal kunnen presteren, door het bieden van de juiste ondersteuning. Je vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor Directors en/of Partners en in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel waarin je werkzaam bent. In sommige gevallen werk je op afstand vanuit een ander Deloitte-kantoor. Dit is voor jou geen bezwaar. Wij zijn op zoek naar secretaresse voor ons kantoor in Rotterdam (40 uur per week).

Als Virtual Assistant ondersteun je op afstand senior managers, directors en partners van verschillende Deloitte locaties in Nederland. Het werken in die pool, die bestaat uit (Senior) Executive Assistants, is heel uitdagend en afwisselend, en vraagt om een flexibele houding. De pool bestaat uit een vaste groep collega’s, die - vanwege hun ondersteuning - van cruciaal belang is voor de continuïteit in onze organisatie. Voor een kennismakingsgesprek reis je soms af naar één van de andere Deloitte locaties. Het werken als Virtual Assistant is geen dag hetzelfde.

Bij deze functie horen de volgende taken.

Agendabeheer en communicatie

• Verzorgt het agendabeheer (plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan) van senior managers, directors en Partners. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen en prioriteren) van partner en director. Prioritering wordt in overleg met (interne) klant bepaald.
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt dit op relevantie en prioriteit voor partner/director/senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen.
• Onderhoudt contacten met in- en externe relaties.
• Vervult een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers en in- en externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon/e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen.
• Is (mede)verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen, op aanwijzing van (interne) klant. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging.
• Plant en organiseert zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

In- en uitgaande correspondentie

• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling.
• Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt deze voor afhandeling voor aan de juiste persoon.
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens.
• Stelt concepten en/of platte teksten op.
• Werkt e-mails, brieven, memo's en mededelingen uit.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert inhoudelijke ondersteuning (bijvoorbeeld op gebied van sales, industry, talent of project) op basis van een specifieke opdracht van de (interne) klant.
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op.
• Zorgt voor het (laten) opstellen van specifieke rapportages.

Archivering

• Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Jouw talent deel je met de 900 collega’s van de verschillende Support afdelingen van Deloitte. Binnen onze teams staan samenwerken en persoonlijke ontwikkeling centraal. 

• naast een vast salaris, deel je bij ons mee in de winst;
• een overwerk regeling waarmee je een vergoeding kunt krijgen voor overwerk;
• een development program waardoor je je doorlopend blijft ontwikkelen; 
• vergoeding om een thuiswerkplek in te richten om te zorgen dat je op een ergonomisch verantwoorde manier kunt werken;
• een 32 of 40-urige werkweek; 
• flexibele werktijden, je deelt je eigen agenda in;
• 26 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om extra dagen in te kopen;
• de mogelijkheid om drie nationale feestdagen om te ruilen voor drie niet-nationale feestdagen;
• een goede mobiliteitsregeling; een tegemoetkoming in de kosten voor het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer óf  gebruik van het Openbaar Vervoer met een NS Business Card;
• een laptop en iPhone die je ook privé mag gebruiken;
• een goed pensioen waarbij je eigen bijdrage slechts 2% bedraagt;
• mogelijkheid om deel te nemen aan de collectieve ziektekostenregeling;
• de mogelijkheid om te profiteren van fiscaal aantrekkelijke zaken, zoals bedrijfsfitness en een fietsplan.

Als proactieve Virtual Assistant ben je gewend goed samen te werken en ben je tegelijkertijd zelfstandig, klantgericht en stressbestendig. Aangezien geen dag hetzelfde is, wordt er een beroep gedaan op je flexibiliteit. Je staat stevig in je schoenen en gezien de vertrouwelijke informatie waarmee je te maken krijgt, is integriteit een ‘must’. 

Verder heb je voor deze vacature Virtual Assistant:

• Je hebt minimaal een relevante MBO-4 opleiding (bijvoorbeeld Schoevers, Directiesecretaresse of Personal Assistant) afgerond.
• Het betreft een medior functie, dus je beschikt over 2 tot 3 jaar werkervaring. Enige relevante werkervaring op het gebied van secretariële ondersteuning in een dynamische organisatie is wel gewenst!
• Je bent 40 uur per week beschikbaar.
• Je hebt ervaring met MS Office en archiverings-/documentatiesystemen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Je bent zorgvuldig en accuraat.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld.
• Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten.
• Je bent integer en gaat op een zorgvuldige wijze om met vertrouwelijke informatie.

Bij Deloitte staan we open voor die kwaliteit en ambitie meebrengen. We zijn dan ook benieuwd wie jíj bent.