Executive Assistant Alkmaar 24 uur in Amsterdam

Voor Deloitte Alkmaar zijn wij op zoek naar een Executive Assistant voor 24 uur per week op maandag t/m woensdag op de afdeling Audit & Tax. De secretariële ondersteuning binnen Deloitte bestaat uit een groep Executive Assistants (EA) en Document Production & Services (DP&S) assistants. Deze medewerkers worden aangestuurd door een teamlead die verantwoording aflegt aan de Regiomanager Support.

Agendabeheer/communicatie

• Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner en director. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
• Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
• Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
• Is op de hoogte van Deloitte-brede ontwikkelingen en weet dit in een juist perspectief te plaatsen voor de (interne én externe) klant;
• Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariële ondersteuning;
• Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor zowel medewerkers als in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon en e-mail.

Meeting en travel arrangements

• Zorgt proactief en zelfstandig voor het voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
• Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van grote en internationale bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
• Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
• Zorgt voor het uitzetten en monitoren van de organisatie van kleine tot middelgrote bijeenkomsten;
• Plant en organiseert zakenreizen en draagt zorg voor de juiste reisdocumenten en (hotel)reserveringen.

Inkomende en uitgaande correspondentie

• Kan deze opstellen, monitoren en organiseren, ook wanneer stukken zijn uitgezet bij DP&S of andere afdelingen;
• Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
• Stelt correspondentie op en handelt inkomende en uitgaande correspondentie af;
• Werkt e-mails en memo’s uit;
• Gaat correct om met vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens;
• Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

Inhoudelijke ondersteuning

• Levert zelfstandig en proactief inhoudelijke ondersteuning (bijv. op gebied van sales, industry, management, talent of project) op basis van specifieke opdracht van (interne) klant;
• Verzamelt, achterhaalt en vraagt informatie op en analyseert de informatie;
• Het (laten) verzorgen van specifieke rapportages.

Archivering

• Zorgt voor (het laten) het documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Kwaliteit

• Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met teamlead;
• Adviseert teamlead over oplossingen van de knelpunten en voert deze uit waar mogelijk;
• Houdt zich bezig met de implementatie van werkprocessen en de continue optimalisatie hiervan, rekening houdend met actuele (vaktechnische) wijzigingen.

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
• Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
• Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Beschikt over minimaal een aantal jaar relevante werkervaring;
• Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
• Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
• Je hebt zeer goede communicatievaardigheden;
• Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren;
• Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Met kantoren in heel Nederland en ruim 6500 medewerkers is Deloitte een toonaangevende organisatie op het gebied van Audit, Tax, Consulting, Financial Advisory en Risk Advisory. Dat betekent dat je met ambitieuze, hoogopgeleide collega's werkt. Als je bij ons aan de slag gaat, kom je te werken in een open en professionele bedrijfscultuur met veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

Wij bieden een uitdagende en afwisselende partime functie voor 24 uur binnen een vlot team.